Al je kassacijfers vind je op de beheerpagina onder Rapporten. De pagina is ingedeeld in Financieel (Dagrapport, Rapport, Uurrapport, Shift Rapport, Kassalade en Export), Detail (Product Rapport en Categorie Rapport), Wallet en Cadeaubonnen, met onderaan de Historische Data Export. Elk rapport kan je downloaden voor je boekhouder.
Een periode en je kassa's kiezen#
Elk rapport begint met een periode. Het Dagrapport toont de dag zelf en laat je met de datumknop een andere dag kiezen. De andere rapporten openen een keuzelijst met Vandaag, Gisteren, Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen, Deze maand, Vorige maand, Dit kwartaal, Vorig kwartaal, Dit jaar en Vorig jaar, of Andere voor een vrije begin- en einddatum met uren.
Sluit je na middernacht? Stel dan onder Instellingen, Rapportage in vanaf welk uur een nieuwe dag begint (De dag begint om). Alle rapporten volgen die instelling, zodat de verkoop na middernacht bij de vorige dag telt.
Heb je meerdere kassazaken, bijvoorbeeld twee vestigingen? Dan staat bovenaan het Dagrapport, het Rapport, het Product Rapport en de Export een lijst met je kassa's: vink aan welke je wil samentellen.
Dagrapport#
De totalen van één dag, zoals je ze aan je boekhouder bezorgt:
Dagtotaal en opbouw: de bruto omzet vóór korting, de kortingen en de omzet inclusief btw.
BTW per tarief: per btw-tarief de maatstaf van heffing en de af te dragen btw, met de stap Van bruto omzet naar maatstaf van heffing uitgeschreven.
Betalingen: wat je ontving per betaalmethode.
Met Print open je een afdrukbare versie, die je ook als pdf kan bewaren. Met Download excel haal je de cijfers binnen als bestand.
Rapport: het periodeoverzicht#
Hetzelfde inzicht over een langere periode, standaard de huidige maand, en over meerdere kassa's tegelijk. Naast de samenvatting, de btw-opbouw en de betalingen zie je hier ook de verkoop per medewerker, en een Dagelijks overzicht met per dag de omzet, de btw en het aantal tickets. Met Toon dagen zonder omzet zie je ook je sluitingsdagen. Download excel geeft je het overzicht als bestand. Dit overzicht wordt elke nacht berekend en loopt tot en met gisteren; voor de cijfers van vandaag gebruik je het Dagrapport.
Uurrapport#
Staat Uurrapport in je lijst, dan zie je per uur het aantal tickets, de omzet, de korting, het gemiddelde per ticket en het aandeel in de dagomzet, met het drukste uur eruit gelicht. Schakel over naar Per categorie of Per product om te zien wat er op welk uur verkocht wordt. De uurcijfers lopen tot en met gisteren. Handig om je personeelsplanning en je bereidingen af te stemmen op de drukte.
Shift Rapport#
Per medewerker de shifts in de gekozen periode, met Naam, Start en Einde. Klik op Detail en je krijgt alle tickets van die shift in dezelfde opbouw als het dagrapport, met onder Downloads een Overzicht en de Details per ticketlijn als bestand. Hoe je team in- en uitklokt, lees je in Verkoopsperiode en shifts.
Kassalade#
Alle cashbewegingen buiten de verkoop om: Cash IN, Cash OUT en de ladeverklaringen (het getelde ladetotaal), telkens met tijdstip, bedrag en medewerker, en op een GKS ook de referentie van de fiscale module. Bovenaan staat een samenvatting met de som van de in- en uitgaande cash en het laatst verklaarde ladetotaal. Filter op type om enkel de verklaringen te zien.
Export#
De export is gemaakt voor je boekhouder: kies de periode, eventueel de kassa's en de betaalmethodes, of één klant om alleen zijn tickets te zien. Je krijgt een lijst van tickets met per betaalmethode wat je ontving; met Groeperen tel je per betaalmethode samen en met Korting inbegrepen in totalen kies je of de kortingen in de totalen zitten. Download als Excel overzicht (één regel per ticket), Excel details (één regel per ticketlijn) of PDF.
Product Rapport en Categorie Rapport#
Het Product Rapport toont de omzet per product over de gekozen periode, standaard de voorbije week: de Populairste producten als Top 10, Top 20 of alle producten, met aantal, omzet en een taartdiagram van het aandeel. Vink Alleen producten (geen opties) aan om de variaties weg te laten, of BTW details tonen voor de btw per product. Klik op een product en je ziet zijn verkoop Per dag of Per uur in een grafiek.
Deze cijfers komen uit een nachtelijke berekening en lopen tot en met gisteren; de weergave per uur komt uit de tickets zelf en is beperkt tot een maand.
Het Categorie Rapport geeft hetzelfde inzicht per categorie, meteen op basis van de tickets van vandaag of de gekozen periode.
Wallet en cadeaubonnen#
Werk je met de klantenwallet, dan vind je hier Wallet Transacties (stortingen, opnames, betalingen, terugbetalingen en verzilverde cadeaubonnen, met status en Download CSV) en het Wallet Saldo Overzicht (het totale uitstaande saldo, het aantal actieve wallets, het gemiddelde saldo en de grootste wallets). Het rapport Cadeaubonnen lees je bij Cadeaubonnen.
Historische Data Export#
Wil je al je kassadata van een periode in handen, bijvoorbeeld voor een audit of een eigen analyse? Kies een periode en klik op Start Export. Je krijgt een zip met CSV-bestanden (puntkomma als scheidingsteken, UTF-8): de tickets, de ticketlijnen per bon, de betalingen en de kortingen, plus een README met de uitleg. De export draait op de achtergrond en kan enkele minuten duren; daarna verschijnt Download Export.
X- en Z-rapporten#
Met GKS 2.0 drukt de kassa je fiscale X- en Z-rapporten gewoon zelf af. Open op de kassa het tandwiel en ga naar de rapporten:
Kies een verkoopsperiode uit de lijst, ook uit het verleden, en bekijk de details.
Print het dagrapport van de volledige periode, of de shiftrapporten per medewerker die tijdens die periode werkte.
Print de fiscale rapporten: turnover X en Z voor de omzet, en user X en Z per gebruiker.
Werk je nog met een GKS 1.0 (de zwarte doos)? Dan raadpleeg je de rapporten via de FDM: tik op de snelle-actiesknop met het bliksemicoon, kies FDM en FDM beheren. Je browser opent een loginpagina (gebruikersnaam en wachtwoord: User), waarna je onder Financial reports de datum en het gewenste Z-rapport kiest.